Руководитель секретариата, администратор

Руководить работой секретариата; организовывать и осуществлять подготовку проектов методических материалов по вопросам делопроизводства; разрабатывать и внедрять мероприятия по совершенствованию делопроизводства; обеспечивать четкую организацию делопроизводства, единого порядка поступления, обработки, подготовки и прохождения документации, хранения документов, сдачи в архив; обеспечивать регистрацию предложений, заявлений и жалоб работников предприятия, прочих граждан и организаций; принимать поступающую на рассмотрение генерального директора корреспонденцию, передавать ее в соответствии с принятым решением генерального директора в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов; вести делопроизводство, выполнять различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации; проверять правильность оформления подготовленных проектов документов, передаваемых генеральному директору на подпись; организовывать через приемную телефонные переговоры руководителей МУП «Пермгорэлектротранс», принимать и передавать телефонограммы, записывать в их отсутствие сообщения и доводить до сведения руководителей их содержание; получать по поручению генерального директора необходимые сведения от подразделений или исполнителей, вызывать по его поручению работников; выполнять работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых генеральным директором (своевременный сбор и рассылка необходимых материалов, оповещение участников о времени, месте, повестке дня заседания или совещания, их регистрация). Вести и оформлять протоколы совещаний и заседаний (своевремеено направлять копии протоколов участникам совещаний);
Осуществлять контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, находящихся на контроле у генерального директора, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений генерального директора; заказывать билеты, гостиницы, оформлять визы, в связи с направлением в командировку генерального директора; осуществлять работу в системе электронного документооборота (СЭД); при необходимости, обеспечение рабочего места генерального директора канцелярскими принадлежностями; подготавливать документы для тиражирования на множительной технике, а также копировать документы; организация и контроль за своевременностью поздравлений с днем рождения, профессиональными и иными праздниками должностных лиц, депутатов, общественных деятелей, организация доставки поздравительных открыток адресатам; прием заявок от подразделений управления на закупку канцелярских товаров, оформление итоговой заявки, направление итоговой заявки в отдел комплектации оборудованием и материалами в установленные сроки, подготовка итогового отчета об использовании канцелярских товаров; организация приема посетителей генеральным директором (встреча, предоставление чая, кофе); организация и сопровождение рабочего графика генерального директора (организация встреч и совещаний, контроль явки посетителей, отмена и перенос встреч).
Ежемесячное (к балансовой комиссии) предоставление отчета по соблюдению правил сотрудниками предприятия ведения бумажного документооборота. Диспетчеризация и контроль за использованием служебного автотранспорта управления.

оформление договоров, работа в программе MS Project, подготовка конкурсной документации

Прием граждан при начальнике департамента, консультация граждан по телефону, ведение делопроизводства, планирование и корректировка графика начальника департамента, выезд на прием граждан при Главе города, ведение протоколов совещаний при начальнике департамента, работа в системе электронного документооборота (СЭД), подготовка материалов к совещаниям, проводимых главой администрации города и его заместителями, где предусмотрено участие начальника департамента.