Специалист по административной работе, архивариус

• работа в системе электронного документооборота (входящие, исходящие, внутренние и организационно-распорядительные документы);
• разработка и внедрение технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования организационной техники (учет, контроль исполнения, оперативное хранение, справочная работа);
• принятие участия в планировании, организации и совершенствовании деятельности службы документационного обеспечения управления;
• контроль за состоянием делопроизводства;
• разработка унифицированных систем документации и табелей рабочего времени сотрудников отдела;
• участие в отборе документов, передаваемых на государственное хранение, организации хранения и экспертизе ценности документов;
• организация жизнеобеспечения офиса;
• выполнение поручений руководства;
• оформление документов;
• работа с ПК и оргтехникой;
• организация работы архива;
• систематизация и учёт имеющихся документов по архивному хранению;
• обеспечение сохранности документов и их оперативный поиск;
• осуществление отбора документов на постоянное, временное хранение или уничтожение;
• составление описей дел.

 навыки работы с первичной документацией;
 навыки оформления доверенностей / налоговых накладных / приходных и расходных накладных / приходных и расходных кассовых ордеров;
 навыки составления актов сверок;
 Прием поступающей руководителю корреспонденции, распределение и передача корреспонденции в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования или ответов;
 Прием и регистрация документов и заявлений на подпись для руководителя;
 Ответ на телефонные звонки, регистрация и передача информации руководителю;
 Организация и проведение телефонных переговоров руководителя.
Выполнение поручений руководителя, составление писем, запросов и других документов;
 Организация и подготовка заседаний и совещаний, сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация, ведение и оформление протоколов заседаний и совещаний;
 Контроль за исполнением работниками предприятия приказов и распоряжений руководителя, ознакомление работников с приказами, а также контроль за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя;
 Обеспечение рабочего места руководителя необходимыми средствами, техникой, канцелярскими принадлежностями, создание условий, способствующие эффективной работе;
 Организация приема посетителей, содействие для оперативного рассмотрения просьб и предложений работников;
 Ведение архива документов и дел, обеспечение их сохранности, передача в архив;
 Организация командировок руководителя, заказ авиабилетов и железнодорожных билетов, бронирование гостиниц;
 Выполнение отдельных служебных поручений